Convierte todo a PDF

Escribo sobre este tema, con la intención de que la información llegue a las personas que me envían “attachments” en formatos PUB (Microsoft Publisher), PPT (Microsoft Powerpoint) y otros formatos.

Constantemente recibo emails, correctamente dirigidos a mi, principalmente de parte de organizaciones de gobierno y universidades locales, los cuales incluyen un texto pequeño indicando que se revise la publicidad contenida en el “attachment”.  Este archivo resulta ser un archivo de Microsoft Publisher.  ¿Quien rayos tiene Publisher?  Es más, ¿Que te hace pensar que yo tengo Publisher?  ¿Por qué asumir que el resto de la humanidad tiene Publisher? Quizás te ha pasado que alguien te envía un contrato para firmarlo, pero lo envían como un documento de MS Word…EDITABLE…Woot!  Bueno, sé que no lo hacen para molestarme;  lo hacen porque no conocen algo que creo que es uno de los secretos mejor guardados de la Web.

Comienzo diciendo que el formato PDF (Portable Document Format), es un estándar reconocido por ISO (International Organization for Standardization), y por tal razón, aún cuando el formato fue originalmente creado por Adobe, hoy día realmente no hay razón de porque usar productos de Adobe para manera este formato, sea para leer o para crearlos.

Yo personalmente no soy muy fanático de instalar el Acrobat Reader, no por rebeldía, si no porque  me enferma lo mucho que tarda en subir, cuando lo único que quiero es ver un documento.  Yo utilizo Foxit Reader, y lo recomiendo si lo que buscas es un programa GRATIS que te permita leer un documento cuando lo necesitas.  El programa es muy liviano y al menos en mi computadora, responde casi inmediatamente tras dar dos clics.

Ahora, con respecto a la creación de PDF’s, ¡lo puedes hacer desde cualquier programa! Para esto, requiere que instales un “printer driver” especial.  Luego de instalarlo, desde cualquier programa que tenga opción de Print, podras crear un PDF.  Imagina que tienes un archivo de Microsoft Publisher, en lugar de enviarselo a Ricardo Alcocer como un .PUB, seleccionas la opción de Print, seleccionas el Printer Driver de PDF, indicas el nombre del archivo y la localidad, y listo.

Computadoras Apple Macintosh es muy probable que ya tienen esta opción como parte de sistema operativo.  Usuarios de Linux, aquí hay una corta guía para hacerlo funcionar en Ubuntu, la cual me funcionó muy bien.  Usuarios de Windows, hay varias alternativas totalmente GRATIS:

• PDF Creator
• CutePDF
• PrimoPDF
• Seguro hay muchas otras
  

Baja cualquiera de estas tres opciones (yo personalmente uso CutePDF), sigue los pasos de instalación, y la próxima vez que tengas que enviar un archivo de PowerPoint, Word, Excel, o cualquier formato, conviértelo en PDF, y no sólo aumentarás las probabilidades de que lo puedan abrir, si no que te estarás asegurando de que la persona que lo recibe, lo verá exactamente de la marea que éste fue diseñado.

¿Conoces algún otro programa para leer o crear PDF’s?

Espera el próximo martes otro interesante artículo sobre soluciones de tecnología totalmente gratuítas.